CLASES DE DOCUMENTOS

Clases de Documentos
Según su vigencia:Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la InstituciónHistórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural
Según la frecuencia de uso: Activos o dinámicosInactivos o no dinámicos
Entre activos están:
· Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de circulación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.
· Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.
· Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo.
Elementos de un Documento
· Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco).
· Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc.
· Estructura: son los componentes del documento. Por ejemplo en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma.
· Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.
Características de los Documentos de Archivo
Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:
· Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especificas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Ej. acuerdos, actas, resoluciones.
· Carácter de unicidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.
· Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.
Documentos de Archivo según sus Atributos
Los atributos se refieren a las características que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido, o sea sus caracteres internos y externos.
Caracteres Externos
Clase: Definida en elementos de un documentos de archivo
Formato: Depende de la clase:
Los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video
Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc.
Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.
Diferencia entre Legajo, Libro, Expediente y Dossier
Expediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta. Indican el nacimiento, desarrollo y efectos de la acción, la falta de cualquier documento, puede invalidar o suspender un trámite. Termina con un acto administrativo
Es un conjunto de documentos resultantes de una sucesión de actuaciones, que constituyen los antecedentes a la resolución administrativa o entrada en vigencia, cuyo orden está establecido de antemano. Conjunto y orden que son además, condición de legalidad de dicha resolución. Ej. contratos, acuerdos del consejo, sumarios judiciales, créditos bancarios.
Legajo: formato mediante el cual se agrupan un conjunto de documentos luego de ser elaborados por las siguientes razones:
Se refieren en particular al mismo objeto, tema o actividad, aunque sean documentos de diferentes tipos pero no obedecen a un trámite o procedimiento complejo como es el caso del expediente. Ej. Hojas de vida.
Cuando por razones fiscales y legales deben coserse documentos de la misma tipología como es el caso de legajos contables. A veces de tipología diversa, como se exige para los protocolos notariales.
Dossier: conjunto de documentos que se reúnen en un legajo para su conservación, no corresponden a un único proceso administrativo, pero se refieren al mismo tema o asunto. Puede incluir varios actos administrativos, o continuar con documentos del mismo asunto. (No se cierra). . Ej. Hojas de vida, contratos
Libro: formato en el cual por razones de fiscalización, la información debe ser consignada línea tras línea, es abierto por una autoridad competente, sus páginas van foliadas y rubricadas. Ej. libros contables, libros de actas, asuntos disciplinarias.
La forma se refiere a original o copia, la cantidad se refiere al número de copias que se sacan por documento.
La identificación de la cantidad y forma es básica en el momento en el cual se hace la transferencia y acopio de un archivo a otro, pues permite deshacerse de copias innecesarias.
Caracteres internos
Se refieren al contenido del documento y son:
Entidad productora: autor del documento, en el caso de documentos producidos por instituciones, corresponde a la entidad, el órgano y cargo de la persona que lo firma.
Origen funcional: la razón, función o actividad administrativa, por la cual se produce el documento y el trámite a que está sometida para entrar en vigencia.
Formulario y cláusulas: la disposición de los datos que deben estar contenidos en él. Fecha y lugar donde se produce el documento.
Contenido: asunto, tema o negocio a que se refiere.
Los Documentos según su clase
Por su naturaleza
Acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje, los documentos se clasifican en:
Textuales: escritura sobre papel u otro soporte. Ej. carta, informe.
Cartográficos y gráficos: la técnica utilizada en el dibujo. Ej. planos, mapas.
De imagen: reproducción de imagen fija o móvil. Ej. película, fotografía. Los documentos de imagen, especialmente las fotografías, pueden hacer parte de documentos textuales, en las hojas de vida y los contratos.
Fonográficos: cuando se transmite el mensaje por medio de la fijación de sonidos. Ej. cassettes, discos.
Legibles por máquina: el mensaje se fija utilizando medios magnéticos. Ej. disquete.
La clase más abundante la conforman los documentos cuyos textos están escritos en papel, le siguen los cartográficos. Estas clases de documentos pueden formar fondos cuando son producidos por el mismo autor.
El caso de las fotografías producidas por el mismo fotógrafo o los documentos cartográficos producidos por las oficinas encargadas de la planeación municipal, obras públicas etc.
Por el origen, fuente o autor
Tres aspectos que juegan un papel importante para su utilización:
La fuente: puede ser privada o pública, anónima o conocida, el autor puede ser una persona, un grupo de personas o una institución. De acuerdo con la institución, los documentos pueden ser:
Públicos: otorgados por entidades oficiales o del gobierno.
Ej. Escrituras de compraventa.
Privados: se originan en la empresa privada. Ej. Cartas comerciales, facturas etc.
Por el contenido los documentos pueden ser:
DISPOSITIVOS: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida. Ej. : decretos, leyes, resoluciones.
TESTIMONIALES: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido. Ej.: registro civil, escritura pública, registro de propiedad de un vehículo.
INFORMATIVOS: dan a conocer algo, informan. Ej.: cartas, telegramas, informes.
FACILITATIVOS: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen. Sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno. Ej. documentos contables, hojas de vida, correspondencia.
ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOS: son los que se producen por la actividad específica de cada institución. Ej.: en una entidad educativa, los planes de estudio; en un hospital, las historias clínicas, en una entidad financiera, los cheques, en una Coordinación Académica los planes y programas académicos.
Por su función comercial
DOCUMENTOS CONTABLES: recibos de caja, facturas comerciales, notas de contabilidad.
DOCUMENTOS NO CONTABLES: cotizaciones, pedidos, remisiones, órdenes de pago.
TÍTULOS VALORES: cheque, pagaré, libranza, factura cambiaria.
INFORMATIVOS: balance general, estado de resultados.
Valor de los Documentos
Valor inmediato o primario
Es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o asunto.
VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante la ley. Lo tienen los documentos dispositivos del estado que afecten el orden general. Los documentos testimoniales que sustenten derechos reales como una escritura pública, los contratos pactados, con todos los requisitos.
CONTABLE: existe en los documentos que expresan movimiento de dinero.
TÉCNICO: lo tienen los documentos sustantivos o característicos de cada institución, como las historias clínicas para los hospitales, los expedientes para los juzgados, los planes de estudio para las universidades.
Valor mediato o secundarioEs el que tienen los documentos una vez terminen el valor primario. Se conservan permanentemente e interesan a los investigadores de información del pasado o retrospectiva. Se divide en:
PREDECIBLE O EVIDENCIAL: Es el que poseen ciertos tipos de documentos o series, que permiten determinar su interés para la investigación o la historia, desde el momento de su producción, como los planos de un edificio.
NO PREDECIBLE: Es el que se basa en el tema o asunto, más que en el tipo documental o la serie. Lo tienen los documentos que dan noticias del acontecer diario, la vida rutinaria y de los sucesos extraordinarios.
VALOR FISCAL: Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el fisco.
VALOR HISTÓRICO: Es aquel que interesa a los investigadores de información retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Es igual al Valor Secundario.
VALOR JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.
La organización de los archivos es el punto de partida para lograr la eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia sino el referente para la toma de decisiones.
Según el Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la Nación: “Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”.
La anterior definición destaca que archivo no es simplemente un montón de papeles acumulados indiscriminadamente si se tiene en cuenta además, que la finalidad de los archivos es controlar la documentación y dar la información a los usuarios en forma adecuada y oportuna, se hace necesario organizar los documentos atendiendo a los principios rectores de la archivística moderna.
Los principios de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos y son producidos en una relación causa-efecto. Ejemplo:
Una cuenta de cobro por obras realizadas ilustra el orden original que deben conservar los documentos dentro del expediente. Ejemplo:
a. Formatos de cuenta de cobro b. Autorización de pago c. Contrato d. Recibos y/o facturas de costos de materiales e. Pólizas de cumplimiento, anticipo y calidad f. Actas de entrega y recibo de la obra